個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の取得及び利用目的

株式会社アイ･アール ジャパン（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関係法令及びJIS Q 15001:2023に基づき、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
当社は、法令に基づく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく利用目的の範囲を超えて個人情報を利用しません。
また、当社は業務の一部を外部へ委託する場合があります。この場合には、個人情報を適切に取り扱うと認められる委託先を選定するとともに、契約締結その他必要かつ適切な監督を行います。
なお、本ポリシーにおける「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」は、個人情報保護法に定める定義によるものとします。

1.1 議決権行使担当者その他の機関投資家（運用機関）の個人情報

① 以下の当社サービスの提供のため

• 「大量保有報告書検索システムサービス（Stock Watch）」の提供
• 投資信託運用報告書、目論見書、ファンド運用状況報告書、米国以外の海外ファンドが開示する株式保有情報、議決権行使担当者の情報その他の機関投資家（運用機関）が開示する情報をもとにした「国内・海外機関投資家保有状況閲覧サービス（国内・海外ファンドストックウォッチ）」の提供

② 上記サービスに関連して、その他発行体企業と議決権行使担当者その他の機関投資家（運用機関）とのエンゲージメントに関して株主との対話を適切かつ円滑に促進させることを目的に、当社が議決権行使担当者その他の機関投資家（運用機関）に対し当社サービスを提供するため

1.2 委託元より取得した個人情報

• 委託元から受託した業務を履行するため

1.3 お問い合わせ者の個人情報

• ご本人確認のため
• お問い合わせ項目にて選択いただいたお問い合わせ内容へのご対応のため
• お問い合わせ内容の記録、保存及び応対品質向上のため

1.4 公開情報より取得する個人情報

• 当社サービス全般の品質向上のため
• 市場分析及びアンケートのため
• 当社サービスのご案内のため
• 法令等に基づく確認等のため

1.5 IR説明会情報配信サービス申込者の個人情報

• 当社のサービス及び企業のIR説明会や決算短信、株主総会などの情報のご案内等、アナリスト・機関投資家に対し有益な情報を提供する潜在投資家向けサービスとしての「アナリストネットワーク」等を提供するため

1.6 金融商品取扱業務に係るお客様の個人情報

• 法令に基づく個人情報を含む記録の保管及び当社における取引実績等を管理するため
• 金融商品取扱業務にかかる情報提供や金融商品提案のため
• 法令等に基づくご本人様の確認や、金融サービスをご利用いただく資格等の確認のため
• 金融商品取扱業務における期日管理等、継続的なお取引における管理のため
• 金融商品取扱業務における継続的なご利用等に際しての判断のため
• 申込人等の契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
• 適合性の原則等に照らした判断等、金融商品取扱業務の提供にかかる妥当性の判断のため
• 各種リスクの把握及びその管理のため、その他申込人等とのお取引を円滑に履行するため
• 個人番号（マイナンバー）を、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、「金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務」に利用するため

1.7 「社外役員紹介サービス」における社外役員候補者の個人情報

• 社外役員紹介サービスに、社外役員候補者としてご登録いただくため
• ご登録いただいた情報をもとに社外役員紹介サービスの提供を希望する企業（以下「求人企業」といいます。）からの求人にあった候補者の選定を行うため
• 求人企業に対し、候補者として氏名、年齢、職歴、専門分野、保有資格その他紹介に必要な個人情報を提供し、候補者の選定及び紹介を行うため
• 求人企業との間の面談設定、選考手続、就任手続その他社外役員紹介サービスに付随する連絡を行うため
• ご登録いただいた情報を更新するためその他確認に必要な連絡をするため
• サービス改善のため

なお、当社は、社外役員候補者に求人案件をご紹介するため、候補者本人から個別又は包括的に同意を取得した場合に限り、紹介に必要な範囲で候補者の個人データを紹介先企業又は当社と契約を締結した人材紹介会社へ提供します。提供先、提供項目及び提供目的等の詳細については、「３．個人データの第三者提供」に定めます。

1.8 「候補者シミュレ―ション」登録希望者の個人情報

• 社外役員候補者シミュレーションサービスを提供するため
• 社外役員紹介サービスに関するお問い合わせへの対応のため

1.9 「株主ひろば」サービス利用者の個人情報

• 各種アンケートのお知らせをするため
• アンケート結果の集計、処理のため
• 会社説明会等のご案内をお送りするため
• ご協力いただいた調査に対して謝礼などをお送りするため
• ご応募いただいた懸賞などに対する景品などをお送りするため

1.10 IRツール共同制作パートナー応募者の個人情報

• 選考、与信確認その他法令等に基づく確認等や取引開始に向けた手続処理のため

1.11 採用応募者の個人情報

• 各種企業説明会のご案内並びに申込受付のため
• 各種企業情報、従業員募集内容等のご案内のため
• 人材募集にかかわる選考のため
• 採用選考結果をご本人に通知するため

1.12 従業者、退職者の個人情報

• 社員教育及び研修のため
• 人事、給与管理を行うため
• 社内サービス、福利厚生のため
• 安全衛生、労務管理業務のため
• 業務上の連絡、災害発生時等の緊急時連絡のため
• 法令に基づき、従業者の健康管理を行うため
• 業務管理、資産管理、情報セキュリティ、システム管理等を行うため
• 退職者に対し、労働関連法令への対応を実施するため
• 退職者に対し、事務的な連絡、その他緊急時の連絡を実施するため
• その他、これらに付帯関連する業務に資するための諸活動のため

2. 個人データの共同利用

2.1 共同利用する個人データ

(1) 前記1．1.1～1.8、1.11、1.12記載の以下の個人データ

• 氏名、所属に関する情報（会社名・部署名等）、役職名、住所、電話番号、FAX番号、eメールアドレス等の情報並びに取引、協議及び交渉等のやり取りにより生じる共同利用の目的達成に必要な情報
• 当社が受領した名刺に記載された氏名、所属会社、部署、役職、住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレスその他共同利用の目的達成に必要な情報
• 氏名、所属に関する情報（会社名・部署名等）役職名、住所、電話番号、FAX番号、eメールアドレス等の情報

2.2 共同利用者の範囲

• (1)株式会社アイ・アール ジャパンホールディングス
• (2)株式会社アイ・アールジャパン
• (3)株式会社JOIB
• (4)株式会社IRJビジネスコンサルティングスタッフ

なお、共同利用会社は組織再編等により変更される場合があります。
最新の共同利用会社については当社ホームページに掲載します。
https://www.irjapan.jp/group/company.html

2.3 共同利用の目的

• (1)当社グループとしての経営管理のため
• (2)コンプライアンス及びリスク管理の適切な遂行のため
• (3)情報セキュリティ管理のため
• (4)内部統制及び内部監査のため
• (5)商品、サービスの企画･開発のため
• (6)お問い合わせへの対応のため
• (7)当社グループ各社における業務の円滑な遂行のため

2.4 共同利用する個人データの取得方法

共同利用する個人データは、次の方法により適法に取得したものです。

• (1)本人から書面又は電子的方法により取得した情報
• (2)本人から口頭により取得した情報
• (3)名刺交換により取得した情報
• (4)公開情報から取得した情報
• (5)委託契約その他契約に基づき取得した情報
• (6)法令に基づき取得した情報

2.5 共同利用する個人データの管理責任者

株式会社アイ・アール ジャパン　個人情報保護管理者

※住所及び代表者については「9.当組織について」をご確認ください。

2.6 安全管理措置

共同利用する個人データについては、共同利用者において個人情報保護法及び社内規程に基づき、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
また、共同利用者は、共同利用した個人データを共同利用の目的の範囲内でのみ利用し、不正アクセス、漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のため必要な措置を講じます。

３．個人データの第三者提供

当社は、個人情報保護法その他の法令に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。

（法令に基づく場合）

• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 個人情報保護法において第三者提供に該当しないものとされる場合（委託、共同利用その他法令に定める場合）

3.1 社外役員紹介サービスにおける第三者提供

当社は、社外役員紹介サービスを提供するに当たり、求人企業に対し、候補者の選定及び紹介並びに当該サービス提供に社会通念上必要な手続を行うため、登録時に又は求人企業への紹介時に候補者からいただいた同意に基づいて、氏名、年齢、職歴、専門分野、保有資格その他紹介に必要な個人データを提供することがあります。
また、上記個人データの提供は、個人情報の取扱いに関する契約を締結した求人企業に対し、社外役員紹介サービスの提供に必要な範囲に限ってのみ行い、求人企業に対しては、当該個人データを候補者の選定及び紹介以外の目的で利用しないこと等厳格な管理を行うことを求めます。

3.2 大量保有報告書検索システムサービス（Stock Watch）等における第三者提供

当社は、「大量保有報告書検索システムサービス（Stock Watch）」及び「国内・海外機関投資家保有状況閲覧サービス（国内・海外ファンドストックウォッチ）」の提供に当たり、個人情報保護法第27条第2項に基づき公表した内容に従い、個人データをサービス利用者へ提供することがあります。なお、詳細については「4．個人情報保護法第27条第2項及びJISQ15001に基づく個人データの第三者への提供」をご確認ください。

3.3 第三者提供の停止

法令に基づき第三者提供の停止を求めることができる場合には、ご本人又は代理人からのお申し出により、遅滞なく調査を行い、法令に従い対応します。

4．個人情報保護法第27条第2項及びJISQ15001に基づく個人データの第三者への提供

当社は「大量保有報告書検索システムサービス（Stock Watch）」及び「国内・海外機関投資家保有状況閲覧サービス（国内・海外ファンドストックウォッチ）」について、各サービス提供に必要な範囲内で、各サービスの利用者に対し、以下の要領で大量保有報告書の提出者及び保有者、機関投資家及び議決権行使担当者の個人データを提供する場合があります。また、個人情報保護法第27条第2項に基づきその旨届出を行い、公表しております。
各サービスにおける個人データの第三者への提供については、ご本人の求めに応じて当該ご本人が識別される個人データの第三者への提供を停止いたします。提供停止を希望される方につきましては、以下の手続きにより「8．個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」にご請求を頂いた場合には、直ちに提供停止措置をとります。

4.1 「大量保有報告書検索システムサービス（Stock Watch）」について

• (1)提供の目的

大量保有報告書（金融商品取引法第27条の23）の検索・閲覧

• (2)第三者に提供される個人データの項目
• 提出者
  提出者名、発行済株式総数、保有株式数、保有割合、保有割合変動幅、取得金額総額、報告義務日、提出日、発行企業名、証券コード、提出書類名
• 保有者
  保有者名、金融商品取引法第27条の23第3項本文合計^※1、同法第27条の23第3項第1号合計^※2、同法第27条の23第3項第2号合計^※3、控除株券、共同保有者間控除株数、保有部数、保有潜在数、保有割合、保有割合変動幅、取得資金

※１ 金融商品取引法第27条の23第3項本文合計とは、金融商品取引法第27条の23第3項本文に基づき、自己又は他人（仮設人を含む）の名義をもって取得した者（売買その他の契約に基づき株券等の引渡請求権を有する者を含む）が保有する株券等（株券、新株引受権証書、新株予約権証券、新株予約権付社債券、対象有価証券カバーワラント、株券預託証券、株券関連預託証券、対象有価証券償還社債をいい、以下同じ。）の合計をいいます。

※２ 金融商品取引法第27条の23第3項第1号合計とは、金融商品取引法第27条の23第3項第1号に基づき、金銭の信託契約その他の契約又は法令の規定に基づき株券の発行者である会社の株主としての議決権を行使することができる権限、又は当該議決権の行使について指図を行なうことができる権限を有する者であって、当該会社の事業活動を支配する目的を有する者が保有する株券等の合計をいいます。

※３　金融商品取引法第27条の23第3項第2号合計とは、金融商品取引法第27条の23第3項第2号に基づき、投資一任契約その他の契約又は法律の規定に基づき、株券等に投資をするのに必要な権限を有する者が保有する株券等の合計をいいます。

• (3)第三者への提供方法
  会員向けの電子メール、会員向けオンラインサービス「IR-Pro」（インターネット）
• (4)取得方法 金融庁「金融商品取引法に基づく有価証券報告書等の開示書類に関する電子開示システム（EDINET）より取得

4.2 「国内・海外機関投資家保有状況閲覧サービス（国内・海外ファンドストックウォッチ）」について

• (1)提供の目的
  投資信託運用報告書、目論見書、ファンド運用状況報告書、米国以外の海外ファンドが開示する株式保有情報、議決権行使担当者の情報その他の機関投資家（運用機関）が開示する情報及びこれらの情報を基に当社が作成する銘柄組入情報の検索・閲覧
• (2)第三者に提供される個人データの項目
  議決権行使担当者の氏名、役職、運用ファンド
• (3)第三者への提供方法
  会員向けオンラインサービス「IR-Pro」（インターネット）
• (4)取得方法
  各種運用機関が開示する情報等を、各種媒体を通じて取得

5. 保有個人データに関する請求等

5.1 請求等の内容

ご本人は、当社が保有する保有個人データについて、次の請求等を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加又は削除
• 利用停止
• 消去
• 第三者提供の停止
• 第三者提供記録の開示

5.2 請求方法

請求を希望される場合は、「8. 個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」までご連絡ください。 請求手続、本人確認方法、代理人による請求方法等をご案内します。

5.3 本人確認

当社は、請求者が本人又は正当な代理人であることを確認するため、本人確認書類その他必要な資料の提出をお願いする場合があります。

5.4 代理人による請求

代理人による請求は、①法定代理人、②本人が委任した任意代理人に限ります。
代理人から請求があった場合には、代理権を確認する書類の提出をお願いする場合があります。

5.5 請求に応じられない場合

次のいずれかに該当する場合には、法令に基づき請求に応じられないことがあります。

• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
• 当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合
• その他個人情報保護法で認められる場合
• 請求に応じられない場合には、その理由をご説明します。

5.6 回答方法

回答は、本人が請求した方法により行います。
ただし、その方法による回答が困難な場合には、本人へ説明したうえで適切な方法により回答します。

5.7 手数料

利用目的の通知及び保有個人データの開示の請求については、当社が別途定める手数料を申し受ける場合があります。

6. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のため、個人情報保護法その他関係法令及び社内規程に基づき、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

6.1 組織的安全管理措置

当社は、個人データの適正な管理を行うため、個人情報保護管理者を置くとともに、個人情報保護に関する社内規程を整備し、個人データの取得、利用、保存、提供、削除等について適切な管理を行います。
また、個人データの取扱状況について定期的な点検及び監査を実施します。

6.2 人的安全管理措置

当社は、従業者に対し、個人情報保護に関する教育及び研修を継続的に実施するとともに、秘密保持義務を就業規則その他社内規程に定めています。

6.3 物理的安全管理措置

当社は、入退室管理、施錠管理、書類保管管理、記録媒体の管理、廃棄管理、その他必要な物理的安全管理措置を講じます。

6.4 技術的安全管理措置

当社は、アクセス権限管理、アクセスログの取得、不正アクセス対策、マルウェア対策、通信の暗号化、認証管理、その他必要な技術的安全管理措置を講じます。

6.5 委託先の監督

当社は、個人データの取扱いを委託する場合には、委託先を適切に選定するとともに、契約締結、定期的な確認その他必要かつ適切な監督を行います。